1 из 2 шагов
Уже заполнено
Оборот компании:
Роль в компании
Скачать отчеты
Скачать шаблон финмодели
1 из 2 шагов
Уже заполнено
Оборот компании:
Роль в компании
Роль аудита в оптимизации бизнес-процессов и повышении эффективности компании
15.10.2026
Читать 14 мин
Узнала, как с помощью аудита бизнес-процессов найти ошибки и ускорить рост компании
В этой статье мы простыми словами расскажем, что такое бизнес-процессы организации, на что они направлены и как аудит помогает улучшить показатели компании. Даже при устойчивых финансовых результатах внутри предприятия могут накапливаться незаметные проблемы: лишние согласования, задержки при передаче информации, нерациональное использование ресурсов или неясное распределение функций. По отдельности подобные недостатки кажутся несущественными, однако вместе они способны увеличивать расходы и замедлять работу. Независимая проверка позволяет взглянуть на деятельность со стороны и получить фактическую основу для дальнейших управленческих решений.
Содержание
- что является бизнес-процессами и для чего необходима оценка их эффективности;
- что относится к бизнес-процессам: основные виды;
- как оценить эффективность бизнес-процессов;
- из чего состоит аудит бизнес-процессов;
- оптимизация и автоматизация бизнес-процессов;
- какие результаты дает аудит бизнес-процессов;
- когда компании стоит провести аудит;
- заключение.
Что является бизнес-процессами и для чего необходима оценка их эффективности
Под этим понятием понимают последовательность взаимосвязанных действий, преобразующих исходные данные или ресурсы в определенный результат. У каждого рабочего цикла есть конкретная цель, участники, входная информация и итог, представляющий ценность для внутреннего либо внешнего заказчика.
Например, обработка заявки может включать регистрацию обращения, проверку сведений, расчет условий и передачу ответа клиенту. Оценка эффективности нужна для сопоставления затраченных средств, времени и труда с полученным эффектом. Благодаря этому руководитель видит отклонения от заданных параметров и понимает, насколько рационально организована работа на отдельных этапах.
Например, обработка заявки может включать регистрацию обращения, проверку сведений, расчет условий и передачу ответа клиенту. Оценка эффективности нужна для сопоставления затраченных средств, времени и труда с полученным эффектом. Благодаря этому руководитель видит отклонения от заданных параметров и понимает, насколько рационально организована работа на отдельных этапах.
Что относится к бизнес-процессам: основные виды
Внутренняя деятельность предприятия неоднородна, поэтому для ее систематизации используют классификацию по назначению выполняемых функций. Такой подход помогает упорядочить взаимосвязанные операции, установить их место в общей системе и провести границы между разными направлениями работы.
При этом важно учитывать не название подразделения, а фактическую роль конкретной цепочки действий и ее вклад в достижение поставленных целей. Далее рассмотрим три основные категории, которые позволяют структурировать описание деятельности и подготовить основу для последующего анализа.
При этом важно учитывать не название подразделения, а фактическую роль конкретной цепочки действий и ее вклад в достижение поставленных целей. Далее рассмотрим три основные категории, которые позволяют структурировать описание деятельности и подготовить основу для последующего анализа.
Ключевые
Первая группа объединяет функции, непосредственно связанные с созданием ценности для клиента и формированием выручки. Именно они формируют предложение, за которое покупатель готов платить, поэтому их содержание зависит от сферы деятельности.
Характерные примеры различаются по направлениям:
Характерные примеры различаются по направлениям:
- в производстве – изготовление продукции, проверка качества и отгрузка;
- в торговле – закупка ассортимента, продажа и передача товара покупателю;
- в сфере услуг – прием заявки, выполнение заказа и сопровождение заказчика.
Сбои на этих этапах отражаются не только на сроках исполнения обязательств, но и на себестоимости, доходе и удовлетворенности потребителей. Поэтому при изучении ключевых операций важно учитывать весь путь создания ценности, а не рассматривать работу отдельных подразделений изолированно.
Вспомогательные
Эта категория охватывает действия, которые создают условия для бесперебойного функционирования остальных звеньев.
К ней можно причислить:
Их задача заключается в обеспечении персонала инфраструктурой, материалами и сведениями, требуемыми для исполнения должностных обязанностей. Так, своевременная профилактика производственной техники сокращает вероятность незапланированных простоев. Качество обеспечивающих процедур влияет на величину внутренних затрат, скорость взаимодействия между отделами и устойчивость повседневных операций.
К ней можно причислить:
- кадровое сопровождение;
- бухгалтерский учет;
- содержание оборудования;
- ИТ-поддержку;
- внутреннее снабжение;
- документооборот.
Их задача заключается в обеспечении персонала инфраструктурой, материалами и сведениями, требуемыми для исполнения должностных обязанностей. Так, своевременная профилактика производственной техники сокращает вероятность незапланированных простоев. Качество обеспечивающих процедур влияет на величину внутренних затрат, скорость взаимодействия между отделами и устойчивость повседневных операций.
Управленческие
Третий тип связан с координацией работы и развитием предприятия.
Сюда входят:
Руководители с их помощью задают приоритеты, согласуют действия подразделений и следят за выполнением намеченных планов. В отличие от ключевых направлений, здесь не создается продукт для покупателя, однако качество управления напрямую влияет на использование средств, согласованность команд и способность своевременно реагировать на изменения.
Сюда входят:
- стратегическое и финансовое планирование;
- бюджетирование;
- постановка целей;
- контроль показателей;
- распределение полномочий;
- принятие решений.
Руководители с их помощью задают приоритеты, согласуют действия подразделений и следят за выполнением намеченных планов. В отличие от ключевых направлений, здесь не создается продукт для покупателя, однако качество управления напрямую влияет на использование средств, согласованность команд и способность своевременно реагировать на изменения.
Как оценить эффективность бизнес-процессов
Чтобы получить объективную картину, недостаточно опираться на впечатления руководителей или единичные сбои. Нужны сопоставимые данные, которые показывают фактическое положение дел за выбранный период и позволяют увидеть устойчивые отклонения.
При этом оценку проводят в одинаковых условиях: заранее устанавливают границы исследуемой области, источники информации и критерии сравнения. Далее рассмотрим, какие параметры подходят для этой задачи и каким образом с их помощью находят проблемные участки.
При этом оценку проводят в одинаковых условиях: заранее устанавливают границы исследуемой области, источники информации и критерии сравнения. Далее рассмотрим, какие параметры подходят для этой задачи и каким образом с их помощью находят проблемные участки.
Какие показатели используют для оценки
Набор метрик зависит от направления. Для полноценной картины операционные данные сопоставляют с экономическими, чтобы видеть не только оперативность работы, но и финансовую отдачу. Способы расчета и назначение основных критериев представлены в таблице ниже.
Метрики выбирают с учетом специфики исследуемого участка. Например, OEE актуален прежде всего для производства, OTD – для поставок и исполнения заказов, а SLA и CSAT – для сервисных направлений. Поэтому одинаковый набор показателей не стоит механически применять ко всем подразделениям.
Как выявить узкие места и неэффективные операции
Проблемный участок не всегда находится там, где заметен сбой. Задержка при выдаче заказа, например, способна возникнуть раньше – из-за долгого согласования документов или несвоевременной передачи данных между отделами. Поэтому сначала прослеживают весь маршрут задачи и фиксируют продолжительность каждого этапа, очереди, возвраты на доработку и ручные действия.
Получить измеримые данные можно несколькими способами:
Полученные значения сопоставляют с внутренними нормативами, целевыми параметрами, данными за прошлые периоды или результатами аналогичных подразделений. Важен и разброс: если одинаковая операция сегодня занимает 20 минут, а завтра два часа, это указывает на нестабильность.
Получить измеримые данные можно несколькими способами:
- выгрузить временные метки из CRM, ERP, учетной системы или корпоративного сервиса;
- провести хронометраж отдельных операций;
- сопоставить дату поступления заявки с моментами ее передачи между исполнителями;
- изучить журналы событий и историю изменения статусов;
- подсчитать количество возвратов, повторных согласований и исправлений.
Полученные значения сопоставляют с внутренними нормативами, целевыми параметрами, данными за прошлые периоды или результатами аналогичных подразделений. Важен и разброс: если одинаковая операция сегодня занимает 20 минут, а завтра два часа, это указывает на нестабильность.
Особого внимания требуют точки, где регулярно скапливаются заявки, сотрудники ждут решения коллег или повторно вводят одни сведения. Такой анализ помогает найти системное ограничение и подтвердить его конкретными цифрами.
Из чего состоит аудит бизнес-процессов
Проверка дает возможность рассмотреть внутреннюю работу предприятия как единую систему, а не как набор разрозненных функций. Специалисты изучают фактический порядок выполнения задач, взаимодействие подразделений, распределение полномочий и действующие контрольные процедуры.
Исследование проводят последовательно – от фиксации текущего положения до разработки предложений, которые можно применить в работе. Далее разберем содержание каждого этапа отдельно.
Исследование проводят последовательно – от фиксации текущего положения до разработки предложений, которые можно применить в работе. Далее разберем содержание каждого этапа отдельно.
Анализ текущих процессов
Сперва аудитор восстанавливает фактическую схему выполнения задач: от поступления исходных данных до получения конечного результата. Для этого изучают регламенты, должностные инструкции, договоры, отчеты и записи в информационных системах, а сведения из документов сопоставляют с реальной практикой.
В ходе проверки специалист устанавливает:
Полученные сведения объединяют в карту текущего состояния. Она показывает реальное устройство исследуемого участка и становится основой для следующих этапов аудита.
В ходе проверки специалист устанавливает:
- порядок и сроки выполнения операций;
- основания для принятия решений;
- маршруты передачи информации между участниками;
- используемые ресурсы и точки согласования;
- причины отклонений от установленных правил;
- действия, которые выполняются вручную;
- участки, где итог чрезмерно зависит от конкретного сотрудника.
Полученные сведения объединяют в карту текущего состояния. Она показывает реальное устройство исследуемого участка и становится основой для следующих этапов аудита.
Выявление дублирующих и лишних операций
Затем аудиторы проверяют ценность отдельных действий и причины их появления. Процедуру считают потенциально избыточной, если она не меняет итог, не снижает существенный риск, не требуется законодательством или внутренними правилами, а полученные сведения нигде не используются.
На практике к подобным операциям могут относиться:
Само наличие этих признаков еще не означает, что действие следует исключить. При сокращении цепочек важно опираться на процессный подход. Например, национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (пункты 4.4 и 8.1) предусматривает определение необходимых операций, их последовательности и взаимодействия, а также ресурсов и критериев, требуемых для достижения запланированных результатов. Поэтому перед исключением этапа оценивают, не повлияет ли это на качество, результативность, контроль и соблюдение установленных требований.
Если функция нужна, но дублируется, рассматривают объединение отдельных шагов, изменение маршрута документа или автоматическую передачу данных между системами.
На практике к подобным операциям могут относиться:
- повторный ввод реквизитов из CRM в учетную программу;
- параллельное ведение электронной и бумажной таблицы;
- дополнительное согласование типовой заявки без установленных оснований.
Само наличие этих признаков еще не означает, что действие следует исключить. При сокращении цепочек важно опираться на процессный подход. Например, национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (пункты 4.4 и 8.1) предусматривает определение необходимых операций, их последовательности и взаимодействия, а также ресурсов и критериев, требуемых для достижения запланированных результатов. Поэтому перед исключением этапа оценивают, не повлияет ли это на качество, результативность, контроль и соблюдение установленных требований.
Если функция нужна, но дублируется, рассматривают объединение отдельных шагов, изменение маршрута документа или автоматическую передачу данных между системами.
Оценка внутреннего контроля и распределения ответственности
На этом этапе аудитор определяет, понятно ли участникам, кто принимает решение, кто исполняет поручение, а кто проверяет полученный результат. Особое внимание уделяют участкам с размытыми полномочиями, когда задача остается без ответственного лица, а также ситуациям, где один сотрудник одновременно инициирует операцию, утверждает ее и контролирует исполнение.
При оценке внутреннего контроля важно определить, действительно ли он помогает предотвращать ошибки и злоупотребления, а не просто закреплен в регламенте.
Например, при работе с платежами полезно разделять подготовку и утверждение перевода. Подобное разделение полномочий не только минимизирует случайные ошибки, но и помогает выполнить требования Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» (ст. 13.3). Нормативный акт прямо обязывает коммерческие структуры внедрять внутренние меры по предотвращению конфликта интересов и пресечению потенциальных мошеннических схем с активами.
Если проверка дублируется несколькими руководителями без дополнительного эффекта, она, напротив, способна увеличивать срок согласования. По итогам определяют, где полномочия следует уточнить, разделить или перераспределить.
При оценке внутреннего контроля важно определить, действительно ли он помогает предотвращать ошибки и злоупотребления, а не просто закреплен в регламенте.
Например, при работе с платежами полезно разделять подготовку и утверждение перевода. Подобное разделение полномочий не только минимизирует случайные ошибки, но и помогает выполнить требования Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» (ст. 13.3). Нормативный акт прямо обязывает коммерческие структуры внедрять внутренние меры по предотвращению конфликта интересов и пресечению потенциальных мошеннических схем с активами.
Если проверка дублируется несколькими руководителями без дополнительного эффекта, она, напротив, способна увеличивать срок согласования. По итогам определяют, где полномочия следует уточнить, разделить или перераспределить.
Подготовка рекомендаций по улучшению процессов
Выводы аудита оформляют так, чтобы их можно было превратить в рабочий план. В отчете по каждому выявленному недостатку целесообразно указать:
Для масштабных изменений дополнительно составляют дорожную карту с очередностью отдельных шагов и зависимостями между ними.
- предлагаемое мероприятие;
- ожидаемый эффект;
- приоритет;
- ответственного за реализацию;
- необходимые ресурсы;
- срок внедрения;
- контрольный показатель.
Для масштабных изменений дополнительно составляют дорожную карту с очередностью отдельных шагов и зависимостями между ними.
Инициативы ранжируют по потенциальной пользе, сложности, стоимости и рискам. Решения, требующие значительных вложений или затрагивающие несколько подразделений, можно сначала протестировать на ограниченном участке. После внедрения фактические показатели сравнивают с исходными и целевыми значениями.
Оптимизация и автоматизация бизнес-процессов
После аудита становится понятно, какие изменения способны дать измеримый эффект. Оптимизация может включать:
Автоматизация уместна там, где регулярно повторяются операции по заданным правилам:
Например, менеджер вручную переносит сведения из заявки в учетную систему, создает счет и отправляет его на согласование. После интеграции данные передаются автоматически, документ формируется по шаблону, а ответственному приходит уведомление. В результате сокращаются трудозатраты и вероятность ошибки при вводе информации.
При переходе на электронный документооборот следует руководствоваться Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Статья 6 определяет условия, при которых такой документ признается равнозначным бумажному. Это позволяет в предусмотренных законом случаях организовать юридически значимый обмен документацией в цифровой форме.
Цифровизировать неэффективную схему без предварительной доработки рискованно – программа лишь ускорит существующие недостатки. Поэтому сначала определяют целевой порядок, затем внедряют подходящий инструмент и сравнивают исходные показатели с новыми значениями.
- сокращение числа согласований;
- перераспределение нагрузки;
- изменение очередности действий;
- стандартизацию типовых процедур.
Автоматизация уместна там, где регулярно повторяются операции по заданным правилам:
- перенос данных между системами;
- формирование документов;
- уведомления;
- проверка заполнения полей.
Например, менеджер вручную переносит сведения из заявки в учетную систему, создает счет и отправляет его на согласование. После интеграции данные передаются автоматически, документ формируется по шаблону, а ответственному приходит уведомление. В результате сокращаются трудозатраты и вероятность ошибки при вводе информации.
При переходе на электронный документооборот следует руководствоваться Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Статья 6 определяет условия, при которых такой документ признается равнозначным бумажному. Это позволяет в предусмотренных законом случаях организовать юридически значимый обмен документацией в цифровой форме.
Цифровизировать неэффективную схему без предварительной доработки рискованно – программа лишь ускорит существующие недостатки. Поэтому сначала определяют целевой порядок, затем внедряют подходящий инструмент и сравнивают исходные показатели с новыми значениями.
Какие результаты дает аудит бизнес-процессов
После проверки руководство получает целостное представление о том, как фактически устроена деятельность предприятия и насколько она соответствует принятой модели. Это дает возможность принимать решения не на основании отдельных жалоб или предположений, а с опорой на подтвержденные данные.
Практическими результатами становятся:
Дополнительно формируется база для дальнейшего масштабирования: становится понятно, какие участки готовы к росту нагрузки, а какие потребуется перестроить заранее. Повторные замеры позволяют проверить устойчивость достигнутых изменений и вовремя скорректировать выбранные решения.
Практическими результатами становятся:
- прозрачная схема взаимосвязей между подразделениями;
- перечень выявленных рисков с оценкой их значимости;
- приоритизированный план преобразований;
- набор контрольных метрик.
Дополнительно формируется база для дальнейшего масштабирования: становится понятно, какие участки готовы к росту нагрузки, а какие потребуется перестроить заранее. Повторные замеры позволяют проверить устойчивость достигнутых изменений и вовремя скорректировать выбранные решения.
Когда компании стоит провести аудит
Такая проверка целесообразна не только после появления заметных проблем. Поводом могут стать изменения, при которых прежняя модель перестает соответствовать масштабу или условиям деятельности.
Например, выручка растет, но вместе с ней непропорционально увеличиваются административные расходы и численность персонала; новые подразделения начинают по-разному выполнять одинаковые задачи; руководители все чаще вынуждены вручную решать текущие вопросы.
Провести аудит также полезно перед существенными преобразованиями:
Отдельный сигнал – отсутствие понятных данных о причинах регулярных отклонений в показателях. В подобных ситуациях проверка помогает зафиксировать исходное состояние до начала преобразований и определить участки, которые требуют внимания в первую очередь.
Например, выручка растет, но вместе с ней непропорционально увеличиваются административные расходы и численность персонала; новые подразделения начинают по-разному выполнять одинаковые задачи; руководители все чаще вынуждены вручную решать текущие вопросы.
Провести аудит также полезно перед существенными преобразованиями:
- внедрением ERP или CRM;
- открытием филиалов;
- объединением или реорганизацией подразделений;
- передачей некоторых функций на аутсорсинг;
- масштабированием деятельности.
Отдельный сигнал – отсутствие понятных данных о причинах регулярных отклонений в показателях. В подобных ситуациях проверка помогает зафиксировать исходное состояние до начала преобразований и определить участки, которые требуют внимания в первую очередь.
Заключение
Мы выяснили, что значит понятие «бизнес-процесс», какие показатели описывают положение дел в компании, а также что следует делать для оптимизации работы фирмы. Грамотно выстроенная последовательность действий помогает рационально использовать ресурсы, сокращать задержки и получать предсказуемый результат. Аудиторская проверка показывает проблемные участки и помогает выбрать обоснованные меры для их улучшения. Оценка показателей после внедрения позволяет проверить достигнутый эффект. Заказать аудит предприятия Вы можете у специалистов «Экспертные решения». Они изучат текущее положение дел и подготовят практические рекомендации.
Вопрос-ответ
Универсального интервала нет. Периодичность зависит от темпов развития предприятия и частоты внутренних изменений. Внеплановая проверка может потребоваться после заметной перестройки структуры, внедрения новых технологий или существенного увеличения объема деятельности.
Первый вариант устанавливает правила выполнения конкретных действий – сроки, обязанности, требования и порядок взаимодействия. Описание показывает общую логику: начало и окончание цепочки, участников, этапы, входные данные и ожидаемый итог. Поэтому эти документы решают разные задачи и могут использоваться вместе.
Да. Объектом проверки может стать конкретный участок, например, закупки, продажи, логистика или документооборот. Такой формат подходит, когда проблема локализована либо руководство хочет детально исследовать определенную область без комплексной диагностики всей структуры.
Запишись на бесплатную консультацию
Расскажем, какие у нас есть продукты и как мы можем закрыть задачи вашего бизнеса
Поставьте лайк, если понравилась статья
Поделитесь с друзьями
Подпишитесь на рассылку
Экспертные материалы и инсайты про управление и финансы. Присылаем письма несколько раз в неделю.